Werkkostenregeling biedt kansen in 2020!

In de Wet Loonbelasting worden alle vergoedingen en verstrekkingen aan uw personeel tot het loon gerekend. De werkkostenregeling bepaalt echter dat bepaalde aangewezen vergoedingen en verstrekkingen belastingvrij zijn. Daarnaast mag u tot een bepaald percentage van de totale loonsom (vrije ruimte) vergoedingen en verstrekkingen als onbelast aanwijzen. U dient één en ander echter wel goed bij te houden om hier een beroep op te kunnen doen.

De ‘vrije ruimte’

U mag belastingvrij bedragen aan uw werknemers vergoeden of zaken ter beschikking stellen tot maximaal 1,7% over de eerste € 400.000 van de totale fiscale loonsom binnen uw onderneming, vermeerderd met 1,2% over de loonsom boven € 400.000.

2020

Voor het jaar 2020 is het percentage van 1,7% eenmalig verhoogd naar 3%, wat maakt dat u bij een loonsom van € 400.000 over € 5.200  extra vrije ruimte beschikt.

Het maakt in beginsel niet uit welke werknemer welk bedrag krijgt. Wel geldt er een zogenaamde gebruikelijkheidstoets. Omdat die toets tot veel discussie leidt, heeft de Belastingdienst toegezegd bedragen tot € 2.400 per werknemer per jaar in ieder geval als gebruikelijk te beschouwen.

Binnen de vrije ruimte vallen bijvoorbeeld: een kerstpakket, een fiets, kantinemaaltijden en een personeelsuitje.

Als u meer uitkeert dan het bedrag van uw vrije ruimte, dan moet u over het meerdere 80% loonbelasting afdragen. Premies voor de werknemers- en volksverzekeringen en de bijdrage voor de Zorgverzekeringswet zijn echter niet verschuldigd. U mag deze belasting niet inhouden op het loon van de werknemer. De belasting is dus geheel voor rekening van de werkgever, maar is vaak alsnog voordeliger dan de tarieven die gelden wanneer u normaliter een nettoloon toezegt.

‘Cafetaria-regeling’

Werknemer en werkgever kunnen handig gebruik maken van de werkkostenregeling door in overleg ervoor kiezen om belaste loonbestanddelen om te zetten in vrijgestelde vergoedingen of in vergoedingen die in de vrije ruimte vallen. U kunt bijvoorbeeld een onbelast fitnessabonnement toekennen in ruil voor een verlaging van het belaste brutoloon. De werknemer moet dan wel rekening houden met minder pensioenopbouw, en mogelijk een lagere uitkering bij ziekte of werkloosheid.

Noodzakelijke hulpmiddelen

Gereedschappen, computers en mobiele communicatiemiddelen kunnen belastingvrij worden vergoed of verstrekt als duidelijk is dat de werknemer die zaken voor zijn werk nodig heeft. Is de apparatuur niet meer nodig, of treedt de werknemer uit dienst, dan moet de apparatuur worden teruggegeven. Gebeurt dit niet, dan moet de werknemer de restwaarde aan de werkgever vergoeden.

De werkgever bepaalt binnen redelijke grenzen zelf welke gereedschappen, computers of communicatiemiddelen een werknemer beslist nodig heeft om de dienstbetrekking behoorlijk te kunnen uitoefenen. Is de werknemer echter een commissaris of een directeur/aandeelhouder, dan eist de fiscus dat de werkgever aantoont dat de voorziening noodzakelijk is.

(Bestel)auto’s kunnen nooit worden aangemerkt als noodzakelijke hulpmiddelen.

Coronavirus en thuiswerken

Door het coronavirus zijn veel werknemers verplicht om vanuit huis te werken. Het is belangrijk dat een werknemer ook vanuit huis goed zijn werkzaamheden kan verrichten. De thuiswerkplek kan onbelast worden ingericht door gebruik te maken van enerzijds de noodzakelijke hulpmiddelen en anderzijds de arbovoorzieningen. Voor arbovoorzieningen is het wel van belang dat de voorzieningen zijn gebaseerd op de arbeidsomstandighedenwet en dat u een arboplan heeft. Daarnaast mag van de werknemer geen eigen bijdrage worden gevraagd.

Gerichte vrijstellingen, genormeerde vrijstellingen

Sommige vergoedingen en verstrekkingen zijn geheel of tot een bepaald bedrag onbelast. Het belaste deel neemt u dan op in de vrije ruimte. U kunt er ook voor kiezen om het bij de individuele werknemer tot het loon te rekenen. Dan betaalt de werknemer de belasting zelf. Betaalt u bijvoorbeeld een vergoeding van 30 cent per kilometer, dan is 19 cent vrijgesteld. De fiscaal bovenmatige 11 cent kunt u in de vrije ruimte onderbrengen of rechtstreeks als loon belasten bij de werknemer. Geheel vrijgestelde vergoedingen en bedragen die bij de werknemer worden belast beperken uw vrije ruimte niet.

Belangrijke gerichte vrijstellingen zijn:

• Reiskosten openbaar vervoer (abonnementen) en mondkapjes
• kosten van opleiding en bijscholing
• maaltijden bij overwerk (koopavond, dienstreizen)
• vergoeding kosten eigen vervoer: tot 19 cent per kilometer
• vakliteratuur, inschrijving beroepsregister
• (arbo)voorzieningen op de werkplek
• consumpties op de werkplek (geen maaltijd)
• VOG (Verklaring Omtrent Gedrag)

Intermediaire kosten

Dit zijn kosten die de werknemer heeft betaald, maar die voor rekening van de werkgever komen. De werknemer schiet de kosten alleen maar voor. Betaalt u deze terug, dan is dit geen loon voor de werknemer. De vrije ruimte wordt hierdoor niet beperkt. Als voorbeeld kan worden genoemd een werknemer die de voorraad koffie voor de kantine aanvult. De rekening van € 200 betaalt hij zelf. De vergoeding van dit bedrag is onbelast.

Uit uw administratie moet eenduidig blijken dat het gaat om intermediaire kosten.

Vaste kosten

Het is mogelijk om kosten die regelmatig terugkeren op te nemen in een vaste maandelijkse kostenvergoeding. U moet het bedrag van de vaste vergoeding bepalen aan de hand van een onderzoek naar de werkelijke kosten. Daarvoor moet in een periode van drie maanden worden vastgelegd welke kosten zijn gemaakt. De uitkomst bepaalt de hoogte en de aard van de kosten die in de vaste vergoeding wordt opgenomen. Voor werknemers met een soortgelijke functie hoeft niet voor elke werknemer een onderzoek te worden uitgevoerd.

Benut uw vrije ruimte optimaal

Als u per jaar meer uitkeert dan de berekende vrije ruimte, dan kost u dit 80% loonbelasting over het bedrag van de overschrijding. Dit wordt na afloop van het kalenderjaar afgerekend. U dient dit uiterlijk aan te geven in de tweede aangifte Loonheffing van het opvolgende kalenderjaar. Om te voorkomen dat u onaangenaam wordt verrast, is het zinvol om in de loop van het jaar bij te houden of de vergoedingen in de vrije ruimte belast dreigen te gaan worden. U kunt dan nog maatregelen nemen.

Bovendien kunt u, als u het gebruik van de vrije ruimte gedurende het jaar goed in beeld hebt, uw werknemers eventueel belastingvrije extra’s geven. In de huidige moeilijke tijden kan hier zeker behoefte aan bestaan. Niet voor niks is de ruimte voor dit jaar verhoogd.

U kunt in de loop van het jaar dus bijsturen door de kostenvergoedingen anders in te richten, of door afgesproken kostenvergoedingen te veranderen. Echter, u kunt de arbeidsvoorwaarden niet eenzijdig, ten nadele van de werknemer aanpassen. Daarvoor is overeenstemming met de werknemer, vakbond of ondernemingsraad noodzakelijk.

Uiteraard dient uw administratie zodanig te zijn ingericht dat een effectieve controle van de gebruikte vrije ruimte mogelijk is. Wij adviseren u graag over de mogelijkheden die u heeft om dit efficiënt uit te voeren.

Disclaimer

Deze brochure is gebaseerd op de regelgeving zoals die op 18 mei 2020 bekend is. Deze nieuwsvoorziening is met grote zorg samengesteld. Voor eventuele onvolkomenheden kunnen wij geen aansprakelijkheid aanvaarden. Druk- en zetfouten voorbehouden.