Voorkom bijtelling voor uw (bestel)auto van de zaak

Rijdt u als ondernemer of werknemer met een (bestel)auto van de zaak? Dan moet u oppassen voor een forfaitaire bijtelling vanwege privégebruik. Deze verhoogt uw belastbare winst of uw belastbare loon, waardoor u meer belasting betaalt. Als u niet of nauwelijks privé rijdt, wilt u dit uiteraard voorkomen. Daarvoor zijn er een aantal mogelijkheden.

​Voorkomen forfaitaire bijtelling

Als u als ondernemer of directeur/grootaandeelhouder (dga) beschikt over een (bestel)auto van de zaak, dan is het mogelijk bijtelling te voorkomen. Zie daarvoor het onderstaande schema. Voor een gewone auto gelden alleen de mogelijkheden 1 en 2, omdat de mogelijkheden 3 tot en met 7 alleen van toepassing kunnen zijn bij een bestelauto van de zaak.

Nr. Mogelijkheid Degene aan wie de auto ter beschikking staat Gevolgen
1 Bewijzen ≤ 500 privékilometers op jaarbasis ​ Ondernemer Werknemer (ook dga) Geen bijtelling ​
2 Verklaring geen privégebruik Werknemer (ook dga) Geen bijtelling ​
3 Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto ​ Ondernemer Werknemer (ook dga) Geen bijtelling ​
4 Geen gebruik buiten werktijd mogelijk Werknemer (ook dga) Geen bijtelling ​
5 Verbod op privégebruik Werknemer (ook dga) Geen bijtelling ​
6 Doorlopend afwisselend gebruik door twee of meer werknemers Werknemer (ook dga) €300 eindheffing van inhoudingsplichtige
7 Naar aard en inrichting (nagenoeg) uitsluitend geschikt voor vervoer van goederen Ondernemer Bijtelling op basis van het werkelijke privégebruik

Rijdt u niet of nauwelijks privé met een gewone auto van de zaak en wilt u geen forfaitaire bijtelling? Dan ontkomt u eigenlijk niet aan een rittenregistratie. U moet immers daadwerkelijk bewijzen dat u nauwelijks privékilometers maakt (mogelijkheid 1). Ook als u als dga een verklaring geen privégebruik hebt aangevraagd, moet u toch bewijzen dat u niet of nauwelijks privé hebt gereden met uw auto van de zaak (mogelijkheid 2).

Belang rittenregistratie

Het belang van een goede rittenregistratie is daarom groot. Het financiële voordeel kan oplopen tot duizenden euro’s op jaarbasis, afhankelijk van het bijtellingspercentage en de cataloguswaarde van de auto. Toch gaat er op dit gebied regelmatig het één en ander mis. Wat zijn de voorwaarden voor een rittenregistratie?

Sluitende rittenregistratie

Een rittenregistratie moet allereerst sluitend zijn. Daar komt het één en ander bij kijken. Per rit (de enkele reisafstand tussen twee adressen) moet u vastleggen:

  • De datum.
  • De begin- en eindstand van de  kilometerteller.
  • Het begin- en eindadres (hoeft niet bij een privérit).

Dit is een bewerkelijk administratief proces. Daarom gaat dit regelmatig mis, met alle gevolgen van dien. Een niet sluitende rittenregistratie verliest haar bewijskracht en leidt uiteindelijk toch tot een forfaitaire bijtelling. Erg frustrerend als u daadwerkelijk geen privékilometers hebt gereden én u ook tijd en moeite hebt gestoken in een rittenregistratie, die uiteindelijk toch niet blijkt te voldoen.

Elektronische rittenregistratie

Om het u makkelijker te maken, kunt u tegenwoordig een elektronisch rittenregistratiesysteem aanschaffen met het keurmerk RitRegistratieSysteem (RSS). Dit systeem zorgt, bijvoorbeeld met behulp van gps, automatisch voor een sluitende rittenregistratie. De Belastingdienst accepteert dit ook als zodanig.

Zakelijke of privékilometers

Wel moet u per rit nog vastleggen of de kilometers privé of zakelijk zijn. Dit moet zowel bij een papieren als bij een elektronische rittenregistratie. Het doel van de rit is hierbij doorslaggevend. Bezoekt u onderweg naar een klant de huisarts, dan is het hoofddoel van de rit zakelijk. De omrijkilometers tellen mee als privékilometers. Hebt u een privé hoofddoel, maar rijdt u om vanwege een zakelijk bezoek, dan is het precies andersom. Gaat u echter op vakantie naar Oostenrijk en bezoekt u daar gelijktijdig een klant, dan is er volgens de rechtspraak geen hoofddoel. De kilometers worden dan als privé gezien en slechts de omrijkilometers als zakelijk.

Houd er ook rekening mee dat kilometers voor nevenactiviteiten als privé-kilometers gelden. Hebt u bijvoorbeeld als dga ook een eenmanszaak waarvoor u met de auto van uw BV kilometers maakt? Dan zijn dat privé-kilometers, tenzij er een reële vergoeding tegenover staat.